Chuẩn bị hồ sơ xin visa du học Nhật Bản gồm những gì?

Khi bạn quyết định đi du học tại Nhật Bản, việc chuẩn bị hồ sơ xin visa là một bước rất quan trọng, quyết định đến việc bạn có được sang Nhật hay không. Nếu hồ sơ thiếu sót, thông tin không chính xác hoặc không đáp ứng được yêu cầu, bạn có thể bị từ chối hoặc phải chờ lâu hơn dự kiến. Bài viết này của Việt Trí sẽ giúp bạn hiểu rõ những giấy tờ cần có, các bước chuẩn bị, cũng như lưu ý quan trọng để hồ sơ xin visa du học Nhật Bản được xét duyệt thuận lợi.

1. Visa du học Nhật Bản là gì và gồm mấy loại?

Trước hết, cần hiểu rõ loại visa mà du học sinh Việt Nam thường xin: đó là visa “du học” diện học tiếng hoặc học chuyên ngành tại Nhật. Theo thông tin từ các nguồn, visa du học Nhật gồm hai loại phổ biến: visa học tiếng và visa học trường chuyên môn (cao đẳng, đại học, sau đại học).

• Visa học tiếng: thường dành cho học sinh đăng ký học trường Nhật ngữ hoặc khóa tiếng trước khi vào chuyên ngành.

• Visa học chuyên ngành: dành cho bậc cao đẳng, đại học, thạc sĩ… yêu cầu cao hơn về học vấn, tiếng Nhật và tài chính.

Quy trình xin visa thường gồm: Trường tại Nhật xét tuyển → xin “Giấy chứng nhận tư cách lưu trú” (COE) → sau đó bạn xin visa tại Đại sứ quán hoặc Tổng lãnh sự quán Nhật Bản tại Việt Nam. 

Do đó, hồ sơ xin visa du học Nhật Bản sẽ bao gồm nhiều nhóm giấy tờ khác nhau: giấy tờ cá nhân, học vấn, tài chính, tiếng Nhật, giấy tờ của trường Nhật, và giấy tờ người bảo lãnh nếu có.

Visa du học gồm học tiếng, chuyên ngành và cần nhiều giấy tờ kèm theo

2. Hồ sơ xin visa du học Nhật Bản gồm những giấy tờ cần thiết

Dưới đây là chi tiết các nhóm giấy tờ mà bạn cần chuẩn bị khi xin visa du học Nhật Bản.

2.1. Hồ sơ cá nhân

Nhóm giấy tờ cá nhân giúp xác minh nhân thân, quốc tịch, và điều kiện cá nhân của bạn. Các giấy tờ thường bao gồm:

• Hộ chiếu còn hiệu lực (nhiều nơi yêu cầu còn ít nhất 6 tháng trước ngày nhập cảnh). 

• Ảnh thẻ kích thước 4,5 × 4,5 cm hoặc 4 × 6 cm, nền trắng, chụp trong vòng 3-6 tháng gần nhất. 

• Chứng minh nhân dân / căn cước công dân bản sao công chứng.

• Hộ khẩu hoặc sổ tạm trú bản sao công chứng đầy đủ.

• Giấy khai sinh bản sao công chứng.

• Nếu đã đi làm hoặc có khoảng thời gian trống thì có bản giải trình hoặc giấy xác nhận.

Hồ sơ cá nhân gồm hộ chiếu, giấy tờ tùy thân và các bản sao công chứng

2.2. Hồ sơ học vấn

Nhóm này chứng minh bạn đã đáp ứng yêu cầu đầu vào học tập để được chấp nhận vào trường Nhật Bản. Các giấy tờ thường gồm:

• Bằng tốt nghiệp THPT / Trung cấp / Cao đẳng / Đại học (bản sao công chứng).

• Học bạ THPT hoặc bảng điểm đại học/cao đẳng (bản sao).

• Nếu bạn đang học dở dang hoặc vừa tốt nghiệp, giấy xác nhận sinh viên hoặc bảng điểm tạm thời.

• Chứng chỉ tiếng Nhật hoặc chứng nhận đã học tiếng Nhật nếu có (đặc biệt nếu trường yêu cầu).

• Đơn xin nhập học, thư mời nhập học hoặc chứng nhận đã đăng ký tại trường Nhật (nếu đã có).

2.3. Hồ sơ tài chính

Chứng minh bạn hoặc người bảo lãnh có khả năng tài chính để chi trả học phí và sinh hoạt tại Nhật trong suốt thời gian du học. Đây là phần rất quan trọng trong hồ sơ xin visa.

• Sổ tiết kiệm ngân hàng (nhiều nơi yêu cầu mở trước 3-6 tháng, số dư tối thiểu từ 500 triệu VNĐ trở lên).

• Giấy xác nhận số dư tài khoản ngân hàng.

• Giấy xác nhận thu nhập của người bảo lãnh (hợp đồng lao động, sao kê lương 6 tháng gần nhất, giấy phép kinh doanh nếu là chủ doanh nghiệp).

• Tài sản khác nếu có: sổ đỏ, nhà đất, hoặc tài khoản đầu tư.

• Đơn cam kết bảo trợ tài chính (nếu người khác đứng ra bảo lãnh).

Chứng minh tài chính đầy đủ giúp tăng khả năng đậu visa du học Nhật

2.4. Hồ sơ tiếng Nhật & chuyên ngành

Vì bạn xin visa du học Nhật Bản nên việc có trình độ tiếng Nhật và hồ sơ liên quan đến chuyên ngành học là cần thiết:

• Chứng chỉ JLPT hoặc NAT-TEST, hoặc giấy xác nhận đã học tiếng Nhật tại trung tâm. 

• Giấy chứng nhận nhập học/trường đã nhận bạn, kế hoạch học tập, chuyên ngành bạn dự định theo học.

• Nếu chương trình học bằng tiếng Anh hoặc hệ quốc tế, có thể yêu cầu IELTS hoặc chứng chỉ tiếng Anh.

2.5. Các giấy tờ khác & người bảo lãnh

• Nếu có người bảo lãnh tài chính, cần bản sao CMND/CCCD, giấy tờ xác nhận quan hệ, hợp đồng lao động của người bảo lãnh… 

• Đơn xin visa (theo mẫu của Đại sứ quán Nhật Bản), khai đầy đủ thông tin. 

• Nếu bạn đã xin “Giấy chứng nhận tư cách lưu trú” (COE) tại Nhật, cần nộp bản gốc hoặc bản photo.

3. Quy trình và thời điểm nộp hồ sơ xin visa du học Nhật Bản

3.1. Quy trình chung

1. Học sinh làm hồ sơ theo yêu cầu của trường Nhật hoặc trung tâm du học tại Việt Nam.

2. Trường Nhật hoặc tổ chức hợp tác tại Nhật nộp hồ sơ lên Cục quản lý xuất nhập cảnh Nhật Bản để xin Giấy chứng nhận tư cách lưu trú (COE).

3. Sau khi có COE, bạn nộp hồ sơ xin visa du học tại Đại sứ quán Nhật Bản ở Hà Nội hoặc Tổng lãnh sự quán Nhật Bản tại TP.HCM. 

4. Đợi xét duyệt, có thể phỏng vấn (nếu được yêu cầu). Sau khi được cấp visa, bạn hoàn tất các thủ tục nhập cảnh và chuẩn bị lên đường.

3.2. Thời gian chuẩn bị và nộp hồ sơ

• Bạn nên bắt đầu chuẩn bị hồ sơ ít nhất 4-6 tháng trước kỳ nhập học tại Nhật để đủ thời gian dịch thuật, công chứng và nộp hồ sơ. 

• Thời gian xét duyệt COE có thể mất từ 1-2 tháng, sau đó xin visa mất khoảng 5-10 ngày nếu hồ sơ đầy đủ. 

• Hạn nộp hồ sơ phụ thuộc vào kỳ nhập học: thường kỳ tháng 4 và tháng 10 là phổ biến.

Chuẩn bị hồ sơ sớm, xin COE rồi nộp visa và chờ xét duyệt

4. Lưu ý quan trọng để hồ sơ xin visa du học Nhật Bản đạt tỷ lệ đậu cao

4.1. Hồ sơ đầy đủ – thông tin chính xác

Thông tin giữa các giấy tờ (hộ chiếu, CMND, học bạ, sổ tiết kiệm) phải trùng khớp. Sai lệch nhỏ cũng có thể khiến hồ sơ bị đánh giá không nghiêm túc.

4.2. Chứng minh tài chính vững vàng

Tài chính yếu là lý do lớn khiến hồ sơ bị từ chối. Sổ tiết kiệm nên mở sớm, người bảo lãnh nên có công việc ổn định.

4.3. Trình độ tiếng Nhật hợp lý

Mặc dù khi xin visa chưa cần đạt N2/N3 100%, nhưng bạn cần cho thấy mình đang nghiêm túc học tiếng Nhật. Hồ sơ và mục tiêu học tập rõ ràng sẽ giúp bạn tạo thiện cảm với cán bộ xét visa.

4.4. Lý do du học và kế hoạch học tập rõ ràng

Khi hồ sơ hoặc phỏng vấn, bạn nên trình bày rõ lí do chọn Nhật Bản, trường học, ngành học, dự định sau tốt nghiệp – điều này giúp tăng độ tin cậy của hồ sơ.

4.5. Nộp hồ sơ đúng thời gian và chuẩn bị sớm

Hãy chuẩn bị từ trước để tránh bị áp lực thời gian, thiếu giấy tờ hoặc trễ nhập học

Hồ sơ chính xác, tài chính vững, tiếng tốt và chuẩn bị sớm giúp đậu visa

5. Kết luận

Việc chuẩn bị hồ sơ xin visa du học Nhật Bản không chỉ đơn thuần là thu thập các giấy tờ mà còn là cả một quá trình thể hiện sự nghiêm túc, tính chuyên nghiệp và kế hoạch rõ ràng cho hành trình du học của bạn.

Cụ thể, bạn cần chuẩn bị:

• Hồ sơ cá nhân đầy đủ, chính xác

• Hồ sơ học vấn thể hiện năng lực và triển vọng

• Hồ sơ tài chính đảm bảo khả năng chi trả

• Hồ sơ tiếng Nhật và chuyên ngành phù hợp với yêu cầu trường

• Đơn xin visa và COE nếu có

Nếu bạn thực hiện đúng theo các bước và lưu ý như trên, sẽ tăng đáng kể cơ hội được cấp visa du học Nhật Bản thành công ngay lần đầu tiên.